퇴근 시간이 빨라지는 메일 작성법 8가지

💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!

● 알잘딱깔센 이메일 팁 8가지와 누구나 하기 쉬운 메일 실수 예시

● 사수도 알려주지 못하는 '일잘러 동료로 인정받는 커뮤니케이션 노하우'

● 메일 제목, 내용, 그리고 메신저 활용까지! 바로 써먹는 이메일 팁

저자 : 대홍기획 AE 윤지민

사회초년생 시절, 누구나 한 번쯤은 잘못 쓰거나 명확하지 않은 메일로 난감했던 경험이 있죠. 대학에서 커뮤니케이션 과목을 들을 때는 이걸 왜 배워야 하나 싶었는데, 직장인이 되고 보니 세상에 커뮤니케이션만큼 어려운 게 없더군요. 커뮤니케이션의 오류로 프로젝트에 이슈가 생기기도 하고, 누군가가 비효율적인 야근을 몇 번이나 더 해야 하는 상황이 발생하기도 합니다.

직장인들은 왜 메일을 쓸까요? 메일은 누구를 위한 걸까요? 제가 생각하는 **메일의 목적은 '히스토리 누적'**입니다. 그렇기에 기록을 잘하는 것이 중요합니다. 상대를 위해서, 그리고 우리를 위해서. 저는 사실 시간을 많이 할애하면서까지도 메일을 정성스레 씁니다.

'상대'가 내 이야기를 명확히 이해해 '우리'의 프로젝트가 원활히 진행되게 하기 위함이죠. 잘 쓴 메일이 곧 상대와의 신뢰도와 유대감 형성을 돕는 하나의 툴이 되기도 하고요.

이 글은 비즈니스 메일이 어떤 것인지, 어떻게 커뮤니케이션해야 하는지 감을 잡기 어려운 사회초년생 혹은 커뮤니케이션 스킬이 중요한 AE, 기획자, 마케터 등을 위한 글입니다. 비즈니스 메일 실수를 미연에 방지할 수 있도록, 실수하기 쉬운 상황별 솔루션 8가지를 알려드리고자 합니다.

자주 하는 이메일 실수 8가지와 다이렉트 솔루션

메일에서 주의해야 하는 요소 중 가장 기본적인 부분은 바로 '메일 제목'입니다. 메일 제목 하나로도, 보낸 이의 꼼꼼함과 일잘러에 대한 이미지가 생길 수 있기 때문인데요. 메일 제목 관련해서 하기 쉬운 실수 2가지를 먼저 말씀드릴게요.

1. re:re:re:re:re의 무한 늪에 빠지지 마세요

앞서 말씀드렸던 것처럼, 저는 메일의 목적이 '히스토리의 누적'에 있다고 봅니다. 그래서 메일의 제목을 최대한 명확히 쓰려고 노력합니다. 수신자가 메일 본문을 짐작할 수 있게 하기 위함입니다. 전체메일함에서 제목을 훑으면서 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 되짚어볼 수 있다는 이점도 있습니다.

메일 제목을 신경 쓰지 않는 사람들이 가장 많이 하는 실수는 '메일 제목을 업데이트하지 않는 것'입니다. 처음 메일을 발송했던 제목 그대로 유지하면서 're' 표시가 끝없이 이어지게 되죠.

그리고 메일 제목과 메일 내용이 다른 경우도 발생하죠. 예시에서 보면, 메일 제목은 11월 7일에 보낸 제작물 피드백이고, 메일 본문은 이와 달리 11월 24일에 보낸 제작물 최종본이죠. 이렇듯 메일 제목과 본문이 일치하지 않으면 수신자 입장에서 필요한 메일을 다시 찾기가 어렵습니다. 메일 제목으로 히스토리를 알 수 없게 되면서, 그 자체로 팀원에게 오해를 일으킬 수도 있습니다.

그렇다면 메일 제목은 언제, 어떻게 업데이트하는 것이 좋을까요? 처음 메일을 보냈던 이슈와 다른 내용으로 메일을 보낸다면 메일 제목도 동일하게 변경해주세요. 나도 상대방도 메일함에서 제목만 봐도 어떤 시점에 어떤 내용이 오갔는지 쉽게 알 수 있도록 업데이트해주는 것입니다.

그렇게 된다면 업무상의 오해나 착각을 방지할 수 있고, 상대방의 메일을 놓치는 경우도 줄어들 것입니다. 제목이 바뀌어서 오는 만큼 다음 내용이 순차적으로 진행되고 있다고 이해하게 될 테니까요.

두 번째 꿀팁으로, 한 사람과 2개 이상의 프로젝트를 진행할 때는 메일 또한 분리해서 보냅니다. 간혹 한 사람과 여러 프로젝트를 동시에 진행하면서 하나의 메일로 여러 프로젝트를 한 번에 커뮤니케이션하는 분들이 있습니다.

이런 식으로 메일을 주고받으면 관련 히스토리가 이리저리 섞이게 됩니다. 추후 서로에게 혼선을 줄 수 있죠. 프로젝트 히스토리를 올바르게 쌓기 위해서는 아래와 같이 메일 사이에 이어지는 연결성을 챙겨야 합니다.

2)일반 메일과 특급 메일을 동일시하지 마세요

제목을 업데이트하는 것 말고, 그다음에 메일 제목에서 중요한 것은 무엇일까요? 바로 '일반 메일'과 '특급 메일'을 구분하는 것입니다.

메일을 한참 전에 보냈지만 상대는 내가 메일을 보냈는지도 몰랐던 적, 다들 한 번쯤 있으시겠죠? 보통 직장인들은 다양한 프로젝트를 여러 사람과 동시다발적으로 진행하기에 메일함은 빠르게 쌓여갑니다. 아무리 꼼꼼한 사람들도 간혹 메일을 놓치는 때가 종종 생기죠.

그렇다면 순차적으로 확인해도 무방한 일반 메일과 빠르게 확인이 필요한 '특급 메일'을 구분 짓는 방법에는 어떤 것이 있을까요?

저 같은 경우에는 상대의 수많은 메일함에서 내 메일을 먼저 클릭할 수 있게끔, 주목도를 높여 눈에 띄게 만듭니다.

위 메일 제목 중에서 어떤 것들이 가장 눈에 띄나요? 저는 3가지 방법을 적극적으로 활용하는데요.

● 그중 첫 번째는 제목 맨 앞에 '★'을 넣어 강조하는 것입니다. 안건이 매우 중요하고 급할수록 '★'의 개수를 늘려 중요한 안건으로 표시합니다.

● 두 번째로는 메일 제목 맨 앞에 '(ASAP)' 표시를 해서 빠르게 확인하고 피드백해줘야 한다는 점을 강조합니다. 제목의 중간에 쓰거나 마지막에 써서는 상대의 메일함에서 크게 눈에 띄지 않을 수 있습니다.

● 세 번째로 **'~에 따른 컨펌 요청의 건'**처럼 수신자에게 기대하는 행동을 제목에 구체적으로 기재하는 것입니다. 메일을 보내는 목적을 명시해 행동을 유발하는 것도 하나의 방법입니다. 이런 표시를 적극적으로 활용한다면 다른 메일 제목들에 비해 비교적 빠른 클릭을 부를 수 있을 것입니다.

지금까지 '메일 제목'을 쓸 때의 흔한 실수와 솔루션을 알아봤는데요, 이어서 메일 본문에서의 실수에 대해 알아볼까요?

3)글을 장황하게 늘어놓지 마세요

가장 이해하기 어려운 메일의 유형은, '정리되지 않은 긴 글'이라고 생각합니다. 하고 싶은 이야기를 구구절절 써 놓으면 중요한 핵심 메시지가 무엇인지 한 번에 이해하기 어렵죠. 시간을 들여 전문을 읽어야 이 사람이 하고자 하는 이야기가 무엇인지 알게 되는 메일은 상대의 시간만 뺏을 뿐입니다. 다음 한 가지 사례를 보겠습니다.

인플루언서와 협업을 진행하면서 프로젝트 관련 조율이 필요한 경우입니다. 이 글에서 논의되어야 하는 주제가 잘 드러나나요? 핵심은 촬영 콘텐츠 시놉시스, 일정, 견적 세 가지였습니다. 장황한 메일 쓰기는 머릿속에 구조적인 그림을 그릴 수 없게 합니다.

읽는 이에게 '그래서 무슨 말이 하고 싶은 거야?', '내가 알아야 할 내용이나 나에게 요청하는 내용이 뭐지?' 하는 의문을 심어주죠.

논의할 내용이 무엇이고 발송 의도는 무엇인지를 읽는 이가 일일이 헤아리게 하거나, 이야기처럼 기승전결로 이어지는 글은 비즈니스 메일에서는 좋은 글이 아닙니다. 예시를 아래처럼 바꿔보면 어떨까요? 장황하게 늘어놨던 메일에 대한 개선안으로 추천할 만한 형식입니다.

● 대분류·중분류·소분류 또는 항목별로 나눠서 간단명료하게 쓰는 것입니다. 메일을 받은 사람은 현재 프로젝트에서 논의되는 주제가 어떤 것들이고 각 내용은 무엇인지, 다음 스텝이 어떻게 되는지를 구조적으로 생각할 수 있습니다.

예를 들어볼게요. 위에서 시놉시스와 관련해서 오갔던 내용은 크게 두 가지였습니다. 콘텐츠 내용이 어떻게 될 것이며, 크리에이티브 형식은 어떤 것을 제안한다는 것이었죠. 하나의 주제 내에서 논의해야 할 소주제가 무엇인지 명확히 분리해 짚어주는 게 좋습니다. 그러면 상대방은 자기가 어떤 것에 대해 피드백을 줘야 하는지 쉽게 이해할 수 있습니다.

● 일정 또한 명료하게 알려야 합니다. 저는 항상 일정을 표로 정리해 메일에 넣는데요, 협업에는 데드라인이 중요하다 보니 전체 캘린더가 어떻게 돌아가는지를 이해시키는 과정이 필요합니다. 각 날짜에 따른 다음 스텝은 무엇인지 명확하게 정리하는 것이 최선입니다. 만약 일정이 조율되어야 한다면 그 배경에 대해서도 짚어주는 것이 좋겠지요.

이전 메일보다 명확하게, 어떤 항목들이 논의되어야 할 사항이며 항목마다 내가 체크해야 하는 것들은 무엇인지 그림이 그려지지 않나요?

4)첨부파일만 덜렁 보내지 마세요

보통 첨부파일과 함께 메일을 송부할 때면 '첨부파일 통해 상세 확인 부탁드립니다' 한 줄로만 메일 본문을 끝맺는 경우가 꽤 있습니다. 물론 첨부파일에 자세한 내용이 들어 있어서 그런 것이겠지만, 아무 기본 정보 없이 첨부파일만 덜렁 보내면 일 처리가 지연됩니다.

읽는 이는 첨부파일을 통해 세부를 확인하는 데 시간이 소요되고, 상대의 피드백도 늦어지기 마련이죠. 최악의 상황에는 피드백을 기다리다가, 늦게 온 피드백을 반영하느라 야근하게 될지도 모릅니다. 사례를 한번 보실까요?

상대가 요청해서 준비한 DA(Display Ad: 배너 광고)를 메일로 송부한 경우입니다. 물론 DA가 어떤 내용과 어떤 디자인으로 제작되었는지에 대한 것은 첨부파일을 보면 알 수 있겠지만, 메일 본문에도 첨부파일이 어떤 내용인지 알 수 있도록 요약을 넣어줘야 합니다. 첨부파일에 대해 기본 정보를 요약해서 송부해야 읽는 이가 메일을 보낸 의도를 명확히 이해할 수 있겠지요. 두 가지 예시를 들어 솔루션을 말씀드려 보겠습니다.

4-1) 상대의 피드백이 필요한 건을 처음 보낼 때

처음으로 결과물을 클라이언트에게 전달하는 상황입니다. 우선 제작물을 준비한 배경에 대해 공유하고 기획 및 제작 의도를 이해시키는 것이 필요하겠지요. 옵션별 특징은 무엇이고, 내부적으로는 어떤 안을 더 추천하는지 의견도 함께 공유합니다. 또 제작이 완료된 후, '이렇게 바꿔보면 좋겠다'라는 추가 보완 의견이 있었다면 그것 또한 공유해주세요.

이렇게 충분한 정보가 제공되면 상대가 다양한 요소를 고려해 의사결정을 할 수 있습니다. 우리 프로젝트 업무에 단순히 수동적으로만 일하지 않는, 능동적으로 일하는 동료라는 인식이 생겨 신뢰도가 쌓입니다.

4-2) 상대의 피드백을 반영한 수정본을 공유할 때

수정의 범위에 따라 작성 방향이 달라질 수 있습니다.

● 마이너한 수정이라면: '수정 전후'가 한눈에 보일 수 있도록 비교해서 보여줍니다. 바뀐 것이 맞는지 확인 문의가 오는 것을 사전에 방지할 수 있고, 상대가 수정 전후 이미지를 대조하는 시간도 줄여줍니다.

● 큰 수정이라면: 수정 전후를 비해 보여주는 것은 생략해도 무방합니다. 대신 수정 버전에 대한 기획 배경을 간략하게 메일 본문에 적어 어떤 의도로 수정한 것인지 공유해 주시면 좋습니다.

5)상대의 여러 가지 질문을 한 가지로 뭉뚱그려서 답변하지 마세요

심플한 메일만 주고받는다면 참 좋겠습니다만, 그렇지 않은 경우가 더 많습니다. 수십 가지의 질문이나 피드백을 쏟아내는 상대와 메일을 주고받다 보면, '내가 제대로 대답했나?', '뭘 놓치진 않았나?' 싶어 불안한 마음에 보낸 편지함을 다시 여러 번 체크해보기 일쑤입니다.

위 사례는 수십 가지의 질문이나 피드백을 뭉뚱그려 한 번에 답변하려다가 피드백이 반영되지 않은 사항을 놓치거나 일부 답변을 누락해 다시 소통을 해야 하는 경우입니다. 메일에 버젓이 피드백 내용이 기재되어 있음에도 불구하고 이를 빼먹는 일이 자주 생긴다면 메일로 주고받는 것의 의미가 사라집니다.

그래서 여러 가지 문의 사항이나 피드백에 한 번에 뭉뚱그려 답변하기보다는, 각각의 질문사항에 하나하나 코멘트를 남기는 것이 좋습니다.

이렇게 하면 내가 답변을 누락할 일이 없고, 더블 체크까지 할 수 있습니다. 상대에게 꼼꼼히 잘 챙겨준다는 생각이 들게끔 하는 거죠.

특히 피드백 반영에 대한 코멘트 건은, A 부분은 어디에 반영했으며 B 부분은 피드백 내용을 모두 다 반영하기가 어려워 살짝 워싱해 수정했다는 등등 자세한 이야기를 해주는 것이 좋습니다. 피드백이 반영된 부분을 상대가 빠르게 확인할 수 있음은 물론, 피드백이 온전히 반영되지 않았을 때도 어떤 배경 때문에 이렇게 수정되었는지 설명해 주면 오해의 소지도 줄어듭니다.

6)ㅎㅎ, ㅠㅠ 같은 것을 너무 남발하지 마세요

누군가와 커뮤니케이션할 때, 유독 좀더 나이스하고 친절하신 분을 뵈면, '아, 신입 분이시겠다'라는 생각을 하게 됩니다. 사회 경험이 적을수록 모든 면에서 조심성과 상냥함, 따뜻함을 지니셨던 것 같아요. 그러다 보니 메일에도 그런 부분이 드러나고는 하는데요, 다음 사례를 한 번 보실까요?

너무 조심스럽게 커뮤니케이션하려다 보니 'ㅎㅎ', 'ㅠㅠ', '~당, ~닷'처럼 부드러운 말투로 이야기한 사례입니다. 아무래도 비즈니스 목적보다는 개인 메신저의 글에 좀 더 가깝게 느껴지지 않나요?

실제로 저는 위와 같이 커뮤니케이션하시는 초년생을 뵌 적이 있는데요. 살가운 태도에 마음이 좋아지면서도, 한편으로는 신뢰도를 형성하는 것이 중요한 비즈니스 관계에서는 역효과가 날 수도 있겠다는 생각을 했어요. 그럼 어떻게 하면 친절하면서도 비즈니스에 맞는 태도를 가져갈 수 있을까요?

저 같은 경우에는 이모지와 같은 요소들을 최소한으로 사용하려 합니다. 투 머치일 경우에는 진지한 태도가 덜한 것처럼 느껴지더라고요. 웃음을 표현할 때는 'ㅎㅎ' 보다는 ':)'를 쓰고, 미안한 마음을 표현하거나 양해를 구하고 싶을 때는 'ㅠㅠ' 보다는 '…(점점점)' 또는 '(_ _)'로 변형해서, 조금이나마 가벼운 느낌이 덜한 수준으로 조정합니다.

다만 크리티컬한 이슈가 발생했을 때도 살가운 느낌이 없으면 상대 쪽에서는 괜히 서운하거나 감정이 상할 수 있겠죠. 그럴 때는 메일 발송 후 별도로 해당 건에 대해 개인 메신저로 노티를 드리면 좋아요! 물론 비즈니스 메일과는 다르게 좀 더 부드럽고 말랑하게 이야기하며 친근하게 커뮤니케이션하는 거죠. 이모지나 이모티콘도 적절히 쓰면서요! 상대도 넓은 마음으로 이해해줄 거예요.

7)피드백이 오기까지 마냥 기다리지만 마세요

프로젝트 매니저(이하 PM)는 전반적인 일정을 챙기는 막중한 임무를 지는데요. 마이너한 업무더라도 한 번 데드라인을 지키지 못하면 전체 일정이 틀어지기 때문입니다. 후반 작업 일정이 타이트해지거나 최악의 경우 중요한 라이브 일정을 딜레이해야 하는 등의 불상사가 생길 수도 있겠죠.

위의 에피소드는 생각보다 빈번하게 발생합니다. '미리 체크해서 메일을 다 보냈으니, 이제 피드백 관련 회신이 오면 차근차근 진행시키면 된다'라고 생각했던 거죠. 상대 쪽에서 회신이 없어서 나까지 잊어버리게 되었거나, '나중에 연락 오겠지' 하는 마음에 추가 대응을 하지 않은 경우입니다.

하지만 보통 클라이언트와 커뮤니케이션할 때 이런 경우가 발생하면, 간혹 PM에게 역할과 자질을 묻는 화살이 되돌아오는 경우가 생길 수 있습니다. 메일 자체를 잘 보지 않는 상대를 만났을 때, 며칠이 지나도 관련 메일에 회신이 없을 때 어떻게 하면 좋을지 말씀드릴게요.

● 첫 번째, 회신 누락된 메일이 '단건'이라면 내가 언제, 어떤 제목으로 메일을 보냈는지 리마인드를 해주는 겁니다. 이때 메일로 리마인드 노티를 하게 된다면 이미 발송했던 메일에 이어서 피드백을 요청하세요.

● 개인 메신저로 리마인드 노티를 한다면 발송했던 메일을 제목과 발송 시각이 보이게 캡처해서 첨부합니다.

● 두 번째로, 회신 누락된 메일이 '여러 건'이라면 '투 두 리스트'를 작성해 노티합니다. 메일 제목과 발송 시각 기재는 기본, 각각의 안건을 우선 순위에 따라 넘버링해서 피드백을 요청하는 거예요. 이 순서를 따라서 피드백 주시면 된다는 일종의 가이드를 제공하는 것이죠! 메일로 발송한다면 좀 더 공식적인 느낌을 주고, 메신저라면 좀 더 캐주얼한 느낌으로 다가갈 수 있겠죠.

8)실수가 쉽게 고쳐지지 않는다면?

머리로 아는 것과 실수를 하는 건 다른 차원일 수도 있습니다. 잘 아는 업무에서도 아차 하는 순간 이미 실수를 저질렀을 수도 있기 때문이죠. 실수를 하고 싶어서 하는 것도 아닌데 말이에요.

혹시 지메일과 회사 메일 계정이 연동되어 있다면 주목하세요! 지메일의 경우 발송 후에 '발송 취소' 버튼이 생성됩니다. 메일을 보낸 이후에도 해당 버튼만 클릭하면 발송이 되지 않는 것이죠. 그래서 보낸 이후에 첨부파일이 누락이나 제목 실수, 본문 내 상세 설명 미기입 등의 실수가 떠오른다면 즉시 '발송 취소' 버튼을 클릭해주세요!

발송 취소 기능은 알고 있었지만 버튼이 금방 사라진다고 느끼신 분들, 혹시 계신가요? 그렇다면 발송 취소 시간을 조정해주세요! 5초, 10초, 20초, 30초 단위로 설정이 가능하답니다. 메일링 실수가 잦다면 지메일의 '발송 취소' 기능을 활용해보는 것을 추천해 드려요.

잘 쓴 메일 하나 열 통화 안 부럽다

실무에 바로 써먹을 수 있는, 누구나 하기 쉬운 메일 실수 별 솔루션을 알아봤는데요. 통화를 자주 하지 않더라도, 메일 하나로도 깊이 있고 명확하게 소통이 가능하다는 것을 말씀 드리고 싶었습니다. 메일을 어떻게 쓰는지에 따라 우리는 일을 쉽게 처리하기도, 어렵게 만드는 거죠. 알려드린 메일 작성의 꿀팁을 하나하나 뜯어보면 야근을 줄이는 지름길과 연결되어 있지요.

지금은 일상적으로 활용하는 스킬이 되었지만, 저는 메일 한 통 보낼 때도 많은 시간과 정성을 들여서 지속해서 다듬으려고 꾸준히 노력했습니다. 그리고 이러한 노력이 하나하나 모여, 명확하게 커뮤니케이션한다는 내부 평가를 받고, 클라이언트의 높은 신임을 얻을 수 있었습니다.

메일은 내가 쓰기 쉽게 적는 것이 아니라, 상대방이 읽고 이해하기 쉽게 써야 한다는 점을 가장 기본 원칙으로 새기신다면 오늘 말씀드린 내용이 더 기억에 남을 거예요. 더 나아가 또 자신만의 메일링 꿀팁을 몸소 터득하게 될지도 모르는 일이죠!

👀 바쁘다면 이거라도!

● 메일의 목적은 '히스토리 누적'. 상대가 내 이야기를 명확히 이해해 우리의 프로젝트가 원활히 진행되게 하기 위함임.

● 메일 제목은 본문에 맞게 업데이트하고, 중요도 등을 고려해 강조 표시를 작성.

● 메일 본문은 대분류·중분류·소분류 또는 항목별로 나눠서 간단명료하게 쓰되 일정은 반드시 표로 삽입.

● 첨부파일에 대한 설명을 본문에 간략하게 넣어 내용을 파악하는 데 드는 상대방의 시간을 아껴주기.

● 상대방의 질문이나 요구 사항이 여러 가지일 경우 넘버링을 사용해 누락 없이 답변.

● 프로젝트 매니저 업무처럼 기한이 중요한 일에서는 피드백이 늦을 때 적절히 노티를 보내는 것 또한 일에 대한 책임감을 보여줌.

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