‘똑똑한 시간표’엔 덩어리 시간이 있다

이 글은 이렇게 활용하세요

● 매번 시간 관리에 실패해서 야근을 밥 먹듯 하는 주니어 실무자: 평일에 야근하는 것도 모자라 주말까지 반납하고 일에 매달리는데 좀처럼 성과가 안 난다면, 이 아티클을 읽어 보세요. 야근하지 않고도 훨씬 더 나은 결과물을 만들 수 있을 것입니다.

● 팀원들에게 효율적으로 일하는 법을 알려주고 싶은 매니저: 항상 열심히 하는 것 같긴 한데 결과물은 영 신통치 않은 팀원에게 팁을 주고 싶다면, 이 아티클 내용을 귀띔해 주세요. 팀의 성과가 올라갈 것입니다.

저자 : 당근마켓 소프트웨어 엔지니어 백병한

매일 야근만 해서는 '일잘러'가 될 수 없다

첫 회사에 입사할 당시, 나는 일을 잘하고 싶었다. 그래서 회사에서 '일 잘한다'는 평가를 받는 사람이 있으면 가까이에서 그들을 관찰했다. 막히는 문제가 있으면 그들을 찾아가 물었다. 관찰하고, 묻고, 그들의 답변을 듣는 것만으로 많은 것을 배울 수 있었다.

신기하게도 '일 잘하는' 그들은 야근을 거의 하지 않았다. 가끔 야근하는 모습이 보여서 "오늘은 어쩐 일로 야근을 하세요?"라고 물어보면 대개 아주 어렵고 복잡한 문제로 고민 중일 때가 많았다.

반면 나는 습관적으로 야근을 하고 있었다. 내게 야근은 특별한 문제를 풀기 위한 의미 있는 시간이 아니라 그냥 일상이었다. 주 업무시간에는 회의에 참석하거나 다른 사람들의 요청에 응답하느라 바빴기 때문에, 내 결과물을 만들려면 야근을 통해 집중할 수 있는 시간을 확보하는 수밖에 없었다.

야근이 반복될수록 집중력은 점점 흐트러졌고, 당시 내가 만든 결과물은 허점투성이였다. "회의에 참석하고, 문의에 응답하느라 집중하지 못했어요"는 변명이 되지 못했다. 그때 내가 깨달은 것은, 메이커*는 결국 결과물로 평가받는다는 것이다. '얼마나 많은 회의에 참석했는지, 얼마나 빠르게 문의에 응답했는지'는 회사의 평가 기준이 아니었다.

*이 아티클에서 '메이커'는 '매니저'와 구분된다. 기획자, 개발자, 디자이너, 마케터 등 대부분의 직무는 무언가를 만들어내고 그 결과물로 평가받는다는 점에서 모두 메이커다. 기획자는 기획으로, 개발자는 코딩에 의해 동작하는 프로그램으로, 디자이너는 디자인한 UI 혹은 사용자 경험 디자인(UX)으로 평가받기 때문이다.

그들이 좋은 평가를 받을 수 있었던 이유는 불필요한 일에 드는 '자투리 시간'을 아껴 '덩어리 시간(Focus Time)' 으로 만들었기 때문이다. 메이커에게는 '덩어리 시간'이야말로 야근을 하지 않고도 퀄리티 높은 결과물을 제때 만들어내는 원동력이다. '덩어리 시간'이 따로 정해져 있지는 않지만, 이 아티클에서는 특정 작업 A에 최소 2시간 이상을 연속적으로 사용할 때 이 시간을 '덩어리 시간'이라 하겠다.

왜 '덩어리 시간' 확보가 중요한가?

메이커의 시간 활용은 매니저와 달라야 한다. 회의, 피드백 등이 주 업무인 매니저에 비해, 결과물을 완성해야 하는 메이커는 2시간 이상 집중해야 할 때가 많기 때문이다. 그래서 메이커가 덩어리 시간을 얼마나 확보하느냐는 결과물의 질을 높이는 데 있어 매우 중요하다.

매니저가 45분 단위의 미팅을 번갈아 진행하는 것은 가능하지만, 메이커가 45분 단위로 업무를 쪼개야 한다면 아마 결과물을 만들어내지 못할 가능성이 크다. 설사 만들어진다 해도 형편없을 것이다. 앞서 말했듯 메이커가 주로 하는 작업에는 집중력이 필요하고, 필요한 만큼 집중력을 끌어올리기 위해서는 최소 8분, 최대 20분 정도의 '가열 시간'이 걸리기 때문이다.

보통 메이커들 사이에서는 '컨텍스트 스위칭(context switching) 비용'이라 부르는데, 메이커들이 스트레스를 많이 받는 것 중 하나가 이 '컨텍스트 스위칭'이 자주 일어날 때다. 스위칭이 있을 때마다 '가열 시간'이 더 들기 때문에, 메이커들이 잦은 회의나 매니저의 확인 요청 등에 답하다 보면 '가열'만 하다가 퇴근시간을 맞이하게 된다. 이게 바로 메이커들이 잦은 야근을 하게 되는 이유다.

미네소타 주립대학 경영대학원 교수 소피 리로이(Sophie Leroy)는 이 현상을 다음과 같이 설명했다.*

*출처: 브루스 데이즐리, <조이 오브 워크(The Joy of Work)>, 인플루엔셜, 2020

한 업무로 주의를 완전히 전환해 훌륭한 결과를 내기 위해서는 다른 일을 생각하지 말아야 한다. 그러나 사람들은 이전에 수행하던 업무를 끝내지 않으면 다음에 주어지는 업무로 주의를 전환하기 어려워하고 결국 업무 완성도는 떨어진다.

온전히 집중할 수 있는 '덩어리 시간'을 확보하지 못하면 메이커는 수준 높은 결과물을 만들어낼 수가 없다. 동일한 미션이 동일한 실력의 메이커에게 주어졌을 때, A 메이커는 2주일의 기간이 걸렸고 B 메이커는 1주일의 기간이 걸렸다면 이 차이는 확보한 덩어리 시간의 차이일 확률이 높다.

그런데 많은 사람들이 덩어리 시간의 중요성을 아예 모르거나 덩어리 시간 확보에 실패한다. 원인은 대개 비슷하다.

● 쏟아지는 사소한 요청과 알림: 덩어리 시간은 확보하기 쉽지 않다. 하루에도 수없이 덩어리 시간을 방해하는 요청들이 쏟아진다. 의식적으로 덩어리 시간을 확보하지 않으면 슬랙에서 답하고, 이메일 답장을 쓰다가 하루가 다 가버릴 것이다.

● 모든 회의에 참석해야 한다는 압박감: 덩어리 시간을 확보하려면 덜 중요한 것은 포기해야 한다. 모든 회의에 참석하면서 결과물의 퀄리티까지 높일 수는 없다. 회의의 우선순위를 정하고, 꼭 필요한 회의에만 제한적으로 참석해야 한다.

다행히 나는 선배들의 가르침에 따라, '덩어리 시간'의 중요성을 일찍 깨닫고 '덩어리 시간'을 확보하기 위한 방법들을 꾸준히 개발해왔다. 그 덕분에 주변의 잡담이나 갑작스런 문의에 방해받지 않고, 2시간 이상 집중할 수 있는 환경을 마련할 수 있었다.

그러자 이젠 주변에서 나에게 질문을 하기 시작했다. 내가 신입 때 선배들을 찾아가 던졌던 질문들 말이다.

어떻게 야근도 안 하면서, 기한 내에 훌륭한 결과물을 완성할 수 있나요?

이어지는 장에서는 내가 어떤 식으로 덩어리 시간을 확보하고, 또 활용하고 있는지에 대해 구체적으로 얘기해보려 한다.

'덩어리 시간'을 효과적으로 활용하는 법

덩어리 시간을 효과적으로 활용하기 위해 기억해야 할 것은 4가지다.

● 미리 덩어리 시간을 계획한다.

● 덩어리 시간에만 할 수 있는 일과 자투리 시간에도 할 수 있는 일을 구분한다.

● 덩어리 시간을 방해할 수 있는 요소들을 최소화한다.

● 덩어리 시간 확보에 도움 되는 툴을 적극 활용한다.

1)미리 덩어리 시간을 계획한다.

덩어리 시간을 미리 확보해 두지 않으면 회의 등 자투리 업무로 인해 덩어리 시간이 끊기기 쉽다. 따라서 덩어리 시간을 미리 잡아두고, 거기에 맞춰 자투리 업무를 사이사이에 끼워 넣어야 한다. 큰 돌덩어리를 먼저 넣고 나면 작은 돌멩이도 넣을 수 있지만, 반대로 작은 돌멩이부터 채워 넣으면 큰 돌덩어리를 넣을 수 없는 것과 같은 이치다.

보통 덩어리 시간은 하루 4시간이면 충분하다. 위대한 업적을 남긴 수학자·과학자·작가·음악가들도 온전히 집중할 수 있는 시간은 하루 4시간 남짓이었다.* 중요한 건 '얼마나 집중할 수 있느냐'이지, '얼마나 오래 일하느냐'가 아닌 것이다.

*출처: 알렉스 수정 김 방, <일만 하지 않습니다>, (한국경제신문, 2018.4)

덩어리 시간을 미리 확보해 두기 위해 내가 쓰는 방법은 요일을 정해놓고 그날에 '덩어리 시간'을 몰아두는 것이다. 예를 들어 월~화는 가능하면 미팅을 잡지 않는다. 그래서 나를 포함한 퍼블리 엔지니어들은 수~금에 미팅을 진행하고 월~화는 덩어리 시간으로 활용한다.

그리고 내가 꼭 필요하지 않은 회의에는 가급적 들어가지 않는다. 이전 주에 미리 잡힌 회의에만 참석하고, 갑작스럽게 생겨나는 미팅은 양해를 구하여 미루거나 참석하지 않는다.

물론 거절에는 요령도 필요하다. 회의 주최자에게 참석이 꼭 필요한지 정중하게 문의하고, 왜 참석이 어려운지 공손하게 전달하는 것이 좋다. 회의에 무단으로 참석하지 않으면 회의 안건에 관심이 없다는 오해를 살 수도 있기 때문이다. 결과물만큼이나 팀원과의 관계 또한 중요하다는 것을 잊어서는 안 된다. 여러 번 정중하게 거절하다 보면, 주최자도 당신이 꼭 참석해야 하는 회의와 그렇지 않은 회의를 구분해 초대할 것이다.

2)덩어리 시간에만 할 수 있는 일과 자투리 시간에도 할 수 있는 일을 구분한다.

업무를 진행하다 보면 자투리 시간이 생길 수밖에 없다. 아무리 덩어리 시간을 잘 계획하더라도 미팅이 갑자기 취소될 수 있고, 집중력이 흐트러져 예상보다 빨리 덩어리 시간이 깨질 수도 있다. 업무상 병목에 걸려서 문의한 것에 대한 답변을 계속 기다려야 하는 상황도 있다.

어차피 자투리 시간을 피할 수 없다면 자투리 업무에 드는 시간은 최소화하는 것이 좋다. 자투리 시간의 효율이 높아질수록 더 많은 덩어리 시간을 확보할 수 있다.

● 자투리 시간에 할 수 있는 일들을 미리 정해 둔다: 이메일 확인, 리서치 진행, 코드 리뷰 등 낮은 집중력을 갖고도 할 수 있으며 중간에 흐름이 끊겨도 괜찮은 일들이 여기에 해당된다. 이런 업무는 그때그때 처리하기보다 모아서 한꺼번에 처리하는 것이 좋다.

● 자투리 시간에 할 수 있는 일들을 상황에 따라 분류해둔다: 상황마다 처리 가능한 일이 있고, 그렇지 않은 일이 있기 때문이다. 각 상황에 맞춰 활동을 분배해두는 것이 좋다. 나 같은 경우 출퇴근 중에는 호흡이 짧은 아티클이나 유튜브 영상을 보고, 분량이 많은 업무 관련 도서는 업무시간에 읽는다.

내가 속한 퍼블리 제품팀의 경우 잦은 회의가 예상될 때는 그사이 자투리 시간에 뭘 할지 각자 미리 계획한다. 새로운 기술들을 살펴본다거나, 기술적 부채를 해결함으로써 이 시간을 효과적으로 쓰는 것이다.

3)덩어리 시간을 방해할 수 있는 요소들을 최소화한다.

덩어리 시간을 애써 확보하려는 이유는 집중력을 최대한으로 끌어올리기 위해서다. 따라서 덩어리 시간에는 덩어리 시간에만 할 수 있는 일에 집중하고, 다른 일에 방해받지 않는 것이 중요하다.

일단 모든 알림을 잘 꺼야 한다. 스마트폰과 노트북으로 다양한 일을 하다 보니 메신저·이메일 등 각종 알림이 넘쳐난다. 최소한 덩어리 시간에는 알림을 꺼두자. 요즘 대부분의 알람 기능에는 '방해 금지(Do not disturb)' 기능이 포함되어 있다. 슬랙 같은 경우에도 긴급한 알림만 받도록 설정할 수 있다.

'알림을 끌 필요까지 있나? 급한 일이 생길 수도 있는데…'라고 생각할 수도 있다. 하지만 메이커의 집중력을 깨뜨릴 만큼 시급한 일은 거의 없다. 나 같은 경우 덩어리 시간 중에는 되도록 알림을 꺼두고, 무의식적으로 새로 온 메일이나 슬랙 메시지가 눈에 띄어도 바로 읽지 않는다. 좋은 아티클을 발견해도 포켓(Pocket) 같은 앱에 저장해두고 다시 덩어리 시간에 집중한다. 메일·슬랙 답장, 아티클 읽기 등의 업무는 자투리 시간을 활용해 얼마든지 처리할 수 있기 때문이다.

덩어리 시간 중에는 서로 방해하지 않는 문화를 만드는 것도 필요하다. 만약 아직 이런 문화가 만들어져 있지 않다면, 상대가 말을 걸었을 때 '언제까지 답변을 주면 되는지(due date)' 양해를 구하면 된다. 지금 하고 있는 일을 설명하고, 이걸 끊고 진행할 만큼 중요하고 시급한 일인지 상대방이 판단하게 하는 것도 방법이다.

퍼블리의 경우 메이커의 '덩어리 시간'을 존중하는 문화가 있기 때문에 비교적 수월하다. 집중하고 있는 메이커에게 특별히 말을 걸려고 하지 않고, 사무실 자리가 시끄러울 경우 구석의 조용한 자리나 라운지로 옮겨서 일을 하면 된다.

4)덩어리 시간 확보에 도움 되는 툴을 적극 활용한다.

퍼블리 팀원들이 덩어리 시간 확보를 위해 함께 쓰고 있는 툴은 클락와이즈(Clockwise)다. 앞서 말한 덩어리 시간 계획, 업무 구분, 방해 요소 최소화 등에 도움이 되기 때문에 참 편리하다.

저자를 비롯한 퍼블리 팀원들은 덩어리 시간 확보를 위해 클락와이즈를 사용하고 있다.

클락와이즈의 주요 기능은 다음과 같다.

● '덩어리 시간' 자동 설정: 2시간 이상의 시간 블록이 있으면 자동으로 '덩어리 시간'으로 지정해준다. 덕분에 내가 덩어리 시간을 얼마나 확보했으며 얼마나 확보하지 못했는지 한눈에 파악할 수 있다.

● '덩어리 시간' 확보 제안: 덩어리 시간을 확보하기 위해 어떤 미팅 일정을 조정해야 하는지 알림을 받아볼 수 있다. '오토 파일럿(Auto Pliot)' 기능을 켜두면 심지어 미팅 변경 요청 메일을 팀원들에게 자동으로 보낸다.

● '덩어리 시간' 현황 점검: 일주일마다 덩어리 시간과 자투리 시간을 어떻게 사용했는지 기록을 체크할 수 있다. '덩어리 시간' 리뷰는 물론, 다음 주의 덩어리 시간을 계획하기에도 편리하다.

클락와이즈를 통해 한 주 동안의 '덩어리 시간'을 체크할 수 있다.

툴을 사용할 때 좋은 점은 팀원들끼리 각자의 메이킹 시간이 충분한지를 체크할 수 있다는 것이다. 특히 주니어의 경우 불필요한 회의에도 모두 참석하려는 경향이 강한데, 만약 누군가 회의에 시간을 지나치게 뺏기고 있다면 매니저는 이를 개선할 수 있다. 꼭 참석해야 하는 회의인지 묻고 불필요한 회의일 경우 참석하지 않도록 권유할 수 있다. 또한 매니저가 회의 구성원들에게 사정을 설명하거나, 매니저가 대신 참석할 수도 있다.

툴은 아니지만, 구글 캘린더의 '색상 비주얼라이징'도 덩어리 시간 활용에 도움이 되는 기능이다. 아래 그림과 같이 회의의 규모와 특성을 파악해 미리 색상을 정해두는 것이다.

● 진한 빨강: 사전 준비가 필요하거나 참석자가 다수라 일정 변경이 어려운 회의

● 연한 빨강: 가급적 변경하지 않는 것이 좋지만 꼭 필요한 경우 조정할 수도 있는 회의

● 초록: 시간을 변경해도 별 무리가 없는 회의

● 파랑: 데일리 미팅

● 회색: 덩어리 시간

이렇게 종류별로 색상을 구분해 두면 내가 어떤 종류의 업무에 시간을 주로 할애하는지 확인하기도 쉽고, 덩어리 시간을 확보하기 위해 미팅 일정을 조정할 때도 편리하다. 급하게 미팅 일정이 바뀔 때도 모든 미팅을 들춰볼 필요 없이 초록색 블록만 살펴보고 미팅 시간을 조정하면 되는 것이다. 만약 스케줄표에 초록색이 없으면 바로 '아, 이번 주는 시간이 없네요'라고 답변할 수 있다.

물론 나 역시 모든 시간을 이렇게 사용하지는 않는다. 아니, 그럴 수가 없다. 회사와 팀의 여러 가지 이해관계에 따라 틀어지고 지켜지지 않을 때가 더 많다. 아무리 의지가 굳고 아무리 좋은 환경에 있어도 자기 시간을 100% 컨트롤하면서 살 수 있는 사람은 없을 것이다. 완벽한 캘린더 상태를 유지하는 것 자체가 에너지를 소모하는 일이기 때문에, 나도 가끔은 힘을 빼고 여러 가지 밀려오는 업무를 처리하며 시간을 보내기도 한다.

다만 길게 보고, '덩어리 시간의 중요성'을 항상 잊지 말아야 한다. 당장 '이번 주 덩어리 시간이 하나도 없었네'라며 한숨을 내쉬기보다는 3개월, 6개월, 1년을 기준으로 최대한 많은 덩어리 시간을 확보하는 것이 중요하다. 대부분의 직장인은 1~2주간의 성과가 아니라 최소 6개월, 길게는 2~3년 동안의 성과로 평가받기 때문이다. 그러니 너무 조급해하지 말고 최소한의 '덩어리 시간'을 확보하는 것부터 차근차근 시작하자.

덩어리 시간 활용법 세 줄 요약

● '덩어리 시간'을 의식적으로 확보하지 않으면, 집중력이 분산되어 야근을 자주 하게 된다.

● 한 주 동안 필요한 최소한의 덩어리 시간을 확보하기 위해서는 요일을 정해놓고 그날에 '덩어리 시간'을 몰아두는 것이 좋다.

● 클락와이즈 같은 툴이나, 구글 캘린더 비주얼라이징 기능을 활용하면 간편하게 팀원들의 '덩어리 시간'을 체크할 수 있다.

©모든 저작권은 해당 콘텐츠 제공자 또는 해당 콘텐츠 제공자와 퍼블리가 공동으로 보유하고 있으며, 콘텐츠의 편집 및 전송권은 퍼블리가 가지고 있습니다.