끌려다니지 않으려면? 노션 올인원 업무관리법

매일 쏟아지는 업무에 정신이 없으신가요?

💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!

● 유니콘 스타트업 PM이 알려주는 노션 하나로 일과 시간을 관리하는 법

● 일의 우선순위를 한눈에 보여주는 업무 기록법부터 백로그 정리법까지!

● 2023년, 매일 성장하는 나를 만들어줄 🎁올인원 노션 템플릿 제공🎁

저자 유니콘 스타트업 PM 그라데이션

"OO 님, 이 부분 저번에 말씀드렸는데 빠진 것 같아서 알려드려요!"

분명 기록을 꼼꼼하게 해뒀다고 생각했는데, 이상합니다. 일을 하다 보면 작은 실수가 끊임없이 발생합니다. 놓치는 것들이 하나 둘 생겨납니다. 원인은 멀티태스킹에 있습니다. 한 번에 하나의 프로젝트에 몰입해서 일하는 경우도 있겠지만, 직장인은 대체로 여러 가지 일을 동시에 처리해야 하기 때문입니다.

프로젝트 담당자로서 회의 자료도 내가 만들어야 하고, 업무와 관련된 이해관계자들과도 소통해야 합니다. 새로운 업무를 받으면 지금 하고 있는 업무 내용에 추가해야 합니다. 또 맡고 있는 프로젝트를 마무리하고, 발표 준비도 해야 합니다. 쓸 수 있는 시간은 한정되어 있습니다. 조금씩 놓치는 것이 생길 수밖에 없죠.

우리는 회사에서 하루에 적어도 9시간, 많게는 하루의 절반 이상을 보내고 있습니다. 그만큼 자원과 노력을 쏟고 있음에도 실수하거나 놓치는 일이 생기면, 혹은 예상하지 못한 일이 터지면 '오늘도 결국 일과 시간에 끌려다니기만 하다가 늦게 퇴근하겠구나'라며 자책합니다.

이때, 효율적으로 일하는 방법을 알면 이런 자책에서 벗어날 수 있습니다. 미리 업무를 설계하고 시간을 확보하는 거예요. 나의 업무 목록을 더 꼼꼼히 챙기면서 효율성까지 높일 수 있습니다. 제가 여러 시행착오를 거쳐 구축한 노션 템플릿을 활용한 3가지 업무 관리법을 소개합니다.

● 회사에서 방향성을 잃지 않고 단기·중기·장기 목표를 설정하는 방법

● 진행 상황을 시각화해서 해야 할 일을 놓치지 않는 방법

● 언젠가 달성해야 할 업무를 미리 쌓아두는 방법

단기·중기·장기 목표를 설정하는 법

💡 방향성을 잃지 않기 위한 목표 설정이 먼저입니다.

1) 기간별 목표 세우기

방향성이 없으면 단순히 '일'만 하게 됩니다. 나의 동기를 갖고, 일을 하는 의미를 찾으려면 장기·중기·단기 목표를 세우는 것이 중요합니다.

① 먼저, 장기 목표를 세웁니다. 회사의 핵심 가치나 비전을 바탕으로 내가 어떤 부분을 가장 잘 해내고 싶은지를 정리합니다. 회사가 추구하는 사업 방향이나 인재상에 맞춰 장기 목표를 세우는 방법도 있습니다. 팀과 회사 전체에 이로운 방향으로 나의 업무를 정렬하기 위함입니다.

장기 목표를 세우는 동안 팀의 방향성을 곱씹어 보며 공감할 수 있습니다. 또한 내 일에서 가치를 발견할 수 있어요. 예를 들어서, "주도적으로 학습하라"라는 기업 핵심 가치가 단순히 존재하는 것과 이를 달성하기 위해 개인이 세부적인 목표를 세우는 것은 다릅니다. 나의 의지와 주관이 들어가니까요. 회사의 방향을 고민 없이 따르는 대신, 나만의 의미를 찾으면 일의 보람과 가치를 느낄 수 있습니다.

② 중기 목표는 'A 프로젝트를 완료한다', '이번 달 매출을 얼마 이상 달성한다' 같은 프로젝트 및 프로덕트의 성과에 맞춰서 작성합니다. 월별로 나눠, 내가 맡은 업무의 성과와 키워드를 중심으로 설계하면 좋습니다.

월 단위로 중기 목표를 세우는 이유는 지표를 보거나 성장의 척도를 판단하기 위해 최소 1개월 주기로 지켜보며 흐름을 파악하는 것이 좋기 때문입니다. 어떤 목표를 세우고 달성할지 정해 두면 한 달이 지나서 회고할 때 판단의 지표로 활용할 수 있습니다.

③ 단기 목표는 개인의 성장이나 환경 개선에 맞춰서 세웁니다.

● 업무 투 두 리스트를 완전히 클리어하고 다음 날 뿌듯한 마음으로 출근하기,

● 하루 정도는 시간을 내서 그동안 했던 업무 내용 정리하기,

● 생일인 팀원에게 손 편지 쓰기 등이 그 목표가 될 수 있습니다.

각 목표를 꼭 해야 할 일 목록으로 만들지 않아도 좋습니다. 뒤에서 소개하겠지만, 캘린더 데이터베이스 기능과 칸반보드 기능을 활용할 예정이기 때문입니다. 개인의 성장이나 근무 환경을 챙기는 부분도 목표로 잡아 두면 업무 중간중간에 리프레시가 됩니다. 자기 관리를 통해 주변 사람들에게도 좋은 영향을 줄 수 있습니다.

2) 달성 정도를 측정하고 회고하기

얼마나 목표에 도달했는지 회고하며 매달 개선해볼 수 있습니다. 회고는 월별로, 앞에서 적어 놓은 중기 목표를 체크하면서 진행하면 좋습니다. 목표를 실제로 달성했는지, 성과는 어땠는지를 잘한 점과 아쉬운 점을 바탕으로 작성해봅니다. 'A 기능 개선하기'라는 중기 목표를 세웠다면, 한 달이 지난 후에 다음과 같이 회고할 수 있습니다.

● 한 달 동안의 나를 표현하는 태그를 붙입니다.

→ ex. '계획을 잘 지키는' & '프로젝트를 완성하는' 태그

● 어떤 일을 잘 해냈고, 못 했는지를 한 줄로 요약하고, 달성 정도를 별의 개수를 표시합니다.

→ ex. 잘한 점: 계획한 일정 대로 차질 없이 진행 / 아쉬운 점: 이해관계자와 핏을 못 맞춰서 다시 소통해야 했던 점 / 달성 정도: 별 4개

● 회고를 통해 다음 달엔 어떤 액션을 취할지 요약합니다.

→ ex. 다음 달에 B기능을 개선할 때는 미팅에서 서로 이해한 바가 같은 지 마지막에 정리하고 미팅을 종료한다.

내가 하는 일을 시각화하는 법

💡 진행 상황을 칸반과 타임라인으로 시각화해서 일정을 빈틈없이 챙깁니다.

1) 캘린더에 할 일 미리 작성하기

업무를 시각화하면 업무 효율 향상에 직접적으로 도움이 됩니다. 일과 일정이 눈에 보이면 해결해야 한다는 마음이 생기기 때문이죠. 하지만 무조건 일을 쌓아두기만 하면 오히려 마음의 짐만 늘어납니다. 그렇기 때문에 칸반과 타임라인을 통해서 해야 할 일을 체계적으로 시각화해 두는 것이 좋습니다.

먼저 캘린더 형태로 매주 해야 할 일을 작성할 거예요. 그리고 이 캘린더를 데이터베이스로 삼아, 우리는 칸반을 만들고, 타임라인도 만들어 보기 쉬운 형태로 변형해볼 거예요.

업무 구분하기

우선, 캘린더에 각 업무를 어떤 식으로 기록하면 좋을까요? 여러분들이 하는 업무 내용을 떠올렸을 때 대표적으로 나눌 수 있는 기준을 선택하는 것이 가장 중요합니다. 저는 이렇게 구분해 각각 다르게 세부 구성을 채워 넣었습니다.

● 단순 일정

● 업무 관계자들을 만나는 회의 - 아젠다, 내용, 결론 요약)

● 어떤 프로젝트 혹은 업무를 위한 기록 - 핵심, 내용 정리, 참고 링크 및 자료)

● 갑작스럽게 자리에 찾아온 누군가로 인해 발생한 논의 내용 - 논의한 사람, 전체 내용, 핵심

● 개인적으로 진행해야 하는 업무 - 간단 요약, 핵심, 진행 필요 사항, 진행한 내용, 참고 사항

● 직군이나 맡은 프로젝트에 따라 테스트 일정 - 요약, 목적 및 가설, 내용, 결과, 향후 진행 필요 사항

진행 시간대와 날짜, 상태값 설정하기

각각의 업무 속성을 구분한 후에는 세부 일정을 아래와 같은 항목을 채우며 정합니다.

● 시간대: 단순 일정, 회의, 논의처럼 하루 안에 끝나는 업무일 경우, 그 일을 할 대략적인 시간대를 작성합니다.

● 시작 날짜 및 마감 날짜: 백로그 처리, 테스트 등 하루 안에 안 끝나는 업무일 경우 기간을 작성합니다. 기간을 기록해두면 누군가 갑자기 언제 해당 업무가 끝나는지 물어볼 때 바로 답변할 수 있습니다.

● 시작 전/진행 중/완료 구분: 업무의 진행 상황을 구분합니다.

이렇게 작성해두는 이유는 이 값을 기준으로 뒤에서 칸반을 정렬하거나 타임라인에 활용하기 위해서 입니다. 노션은 데이터베이스 기능이 잘 되어 있어서 하나의 데이터베이스로 다양하게 표현할 수 있는데요. 데이터베이스를 칸반과 타임라인에서 활용하는 법은 아래에서 소개하겠습니다.

중요도와 긴급도를 설정해서 업무 우선순위 세우기

업무의 우선순위를 세우는 과정이 필요합니다. 우선순위를 세우는 방법은 무척 다양하지만, 저는 아이젠하워 매트릭스를 사용해 중요도와 긴급도를 기준으로 판단합니다.

쓸 수 있는 리소스가 한정적이고 시간이 정해져 있는 일이라면 최대한 업무 내용을 잘게 쪼갠 다음, 중요 여부와 긴급 여부를 표시합니다. 아래와 같이 칸반을 정렬할 때 중요 또는 긴급을 포함하는 업무를 상단에 배치하기 위해서입니다.

이처럼 일에 꼬리표를 붙여두면 어떤 일이 가장 먼저 해결되어야 하는지 빠르게 판단할 수 있습니다.

또한 예상하지 못한 일이 생겼을 때도 유연하게 대응할 수 있습니다. 방향을 잃지 않으면서 필수로 진행해야 하는 일들을 챙길 수 있죠.

💡TIP

● 해야 할 일을 정리할 수 있는 여유로운 시간을 확보하시길 추천합니다. 월요일 아침이나 일요일 밤에 일주일 동안 해야 할 일을 미리 설계하면 일의 우선순위를 충분히 고민하며 판단할 수 있습니다.

● 할 일의 설계가 완벽하지 않아도 괜찮습니다. 다만, 이번 주차에 예정된 회의나 업무, 논의가 필요한 부분이나 해결하기로 한 백로그가 무엇인지 등 예상할 수 있는 업무는 반드시 미리 캘린더에 작성해두고 업무 리소스를 파악하는 것이 좋습니다.

2) 칸반 형태로 진행 상황 체크하기

월별 업무 진행 상황을 확인하기 위해서는 칸반 형태를 활용하면 좋습니다. 앞서 캘린더를 통해 전체 할 일을 정리하고 분포를 확인했다면, 칸반으로는 전체 업무의 진행 상황을 한눈에 체크할 수 있습니다.

일주일 동안 업무를 진행하면서 각 업무의 상태는 시작 전-진행 중-완료로 바뀔 텐데요. 월별로 필터를 걸어 두고 업무의 중요도와 긴급도를 중심으로 정렬하면, 중요하거나 긴급하게 해결해야 하는 업무의 상태를 한눈에 쉽게 확인할 수 있는 거죠.

칸반 형태를 사용할 때는 크게 진행하고 있는 업무 속성에 따라, 프로젝트 관련 투 두와 그 외 업무로 나누면 좋습니다. 회의나 단순 업무, 테스트, 논의와 같이 프로젝트를 위한 세부 업무는 프로젝트 A, B 등으로 태그를 붙입니다. 프로젝트 외의 업무(ex. 월별 회고)와 구분해야 프로젝트의 진행 상황을 헷갈리지 않게 확인할 수 있습니다. 이런 방법을 활용하면 업무의 달성률을 직관적으로 확인할 수 있고, 뿌듯함을 느낄 수 있습니다. 이렇게 한 달이 지나면 필터의 월을 바꾸고, 메인이 되는 캘린더 데이터베이스에 그 다음 달에 해야 하는 업무를 정리합니다.

3) 타임라인으로 병목 잡아내기

마지막으로, 타임라인 기능은 캘린더 데이터베이스나 칸반처럼 필수 항목은 아니지만 병목이 발생하는 구간을 잡아내기 위해서 활용하면 좋습니다. 업무 진행 기간이 시각적으로 잘 보이기 때문에 아래와 같은 사항을 빠르게 이해하기 쉬운 형태이기 때문입니다.

● 오랜 시간이 지났지만 해결되지 않은 프로젝트가 어떤 것인지

● 특정 단계가 완료되지 않았다면 그 이유가 무엇인지

● 업무 과부하가 예상되는 기간이 있다면 어떻게 조절할지

또, 타임라인은 어떤 업무에 걸린다고 예상했던 시간과 실제 소요된 시간을 비교해볼 수 있게 합니다. 매월 말, 내가 한 일을 돌아볼 때도 내가 이번 달에 어떤 종류의 업무에 집중했는지는 물론이고, 어떤 것을 기간 내에 마치지 못했는지를 눈으로 보여줍니다.

백로그를 체계적으로 정리하는 법

💡 언젠가 진행해야 할 일을 미리 정리해둠으로써 업무 효율을 높입니다.

백로그란 아직 처리하지 못한 일을 뜻합니다. 모든 업무 사이에 비는 시간이나 예상치 못한 철회, 딜레이 등이 발생합니다. 업무를 하다가 중간에 잠시 비는 시간이 생기면 백로그를 열어보는 거죠. 우선순위가 높은 것부터 끌어와서 실행시키면, 어떤 것부터 해결할지 고민할 필요없이 리소스를 효율적으로 사용할 수 있습니다. 백로그를 정리하는 팁은 다음과 같습니다.

1) 해결했을 때의 임팩트 정리하기

백로그를 단순히 리스트업해두는 것을 넘어 임팩트를 함께 정리해야 합니다. 지금 당장 해야만 하는 일이 아니라 하면 좋은 일이거나 상황에 의해 진행하지 못하는 일을 정리한 것이기 때문에, 향후 구성원을 설득하려면 임팩트를 알고 있어야 합니다. 나중에 생각해내려고 하면 막상 구체적으로 떠올리기 어렵기 때문에 처음 기록할 때부터 정리해두는 것을 추천합니다.

각각의 백로그에 대해 아래 항목을 간략하게 정리해둡니다.

● 해야 할 일 및 기능 정의

● 현재의 문제와 해결했을 때 예상되는 변화(리스크나 임팩트)

● 백로그의 진행 목표나 주요 요구 사항이나 진행 필요 사항

이때, 임팩트의 우선순위를 정하고 '매출·사용자 경험·운영 효율 개선'처럼 임팩트에 구분을 달아두면, 어떤 백로그를 선정할지 판단하기가 쉬워집니다. 백로그 표만 봐도 어떤 백로그를 먼저 진행해야 적은 리소스로 큰 임팩트를 낼 수 있는지 판단이 되죠.

A를 하면 매출이 증가하고, B를 하면 운영 효율이 개선된다고 예를 들어 볼게요. '매출 > 사용자 경험 > 운영 효율 개선' 등으로 업무의 우선순위를 미리 정해뒀다면, 백로그 표를 보고 A의 우선순위가 높다는 것을 바로 판단할 수 있을 것입니다.

2) 꾸준한 백로그 관리로 성과 정리하기

백로그를 관리하면서 달성 정도를 측정해두면, 계속해서 내 일에 대한 이해도를 높이면서 성과를 정리하는 데도 도움이 됩니다. 누군가가 시켜서 하는 일이 아니라, 내가 생각했을 때 이런 것들이 진행되면 좋겠다는 생각에서 백로그를 쌓기 때문입니다.

일 년의 근무 성과를 정리하기 위해 회사에서 어떤 역할을 했고, 어떻게 시간을 사용했는지 확인할 때도 활용하기 좋습니다. 실제로 진행한 칸반 업무와 백로그 달성 정도를 바탕으로 파악할 수 있습니다. 특히 연말에 성과를 보고하거나 연봉 협상을 위해 업무 내용을 공유할 때도 유용합니다.

매일 성장하는 나를 발견할 수 있어요

지금까지 멀티태스킹과 컨텍스트 스위칭이 많은 직장인들이 유용하게 사용할 수 있는 팁과 노션 활용 방법을 알려드렸습니다. 저는 미리 계획하고 정리하는 것을 좋아하는데요. 변화가 많은 PM 업무를 하면서 어떻게 하면 제 일에 계획을 녹일 수 있을지 많이 고민했습니다. 입사 이후 많은 내용을 인수인계 받으면서, 처음에는 업무를 쌓아두기만 하면서 미처 하지 못한 업무에 스트레스를 받기도 했어요.

하지만 이렇게 정리하는 걸 루틴화하면서 내가 어떤 방향으로 일해야 하고, 무슨 일부터 해야 할지를 명확하게 알 수 있었습니다. 그리고 어느새 '일 잘하고 정리를 꼼꼼하게 하는 팀원'으로 인정받게 되었습니다.

목표를 이뤄 보겠다는 의지를 다지기 위해 포스트잇 같은 것으로 눈에 잘 띄는 곳에 '매출 상승!' 같은 큰 목표를 적어 놓으면, 오히려 그 부담감에 눌려 힘이 빠질 수 있습니다. 대신 업무를 최대한 잘게 쪼개 각각의 달성 정도가 눈에 보이게끔 노션에 정리해 두면, 하나씩 성취해 나가는 뿌듯함을 느낄 수 있습니다.

기록해둔 페이지를 보면서 내가 매일 성장하고 있음을 알 수 있고요. 차근차근 일하는 감각을 느끼게 되신다면, 회사에서의 시간이 여러분에게 충분히 가치 있어질 거예요!

위의 노하우를 집약한 노션 템플릿을 활용해서, 업무의 효율을 극대화시키면서 디테일을 놓치지 않는 나만의 루틴을 만들어보는 건 어떨까요?

[📝노션 템플릿📝 이용 방법]

● 템플릿을 사용하기 위해서는 개인 노션 계정이 필요합니다. 계정이 없으신 분은 노션 홈페이지에서 먼저 계정을 만들어 주세요.

● 노션 계정을 만드셨다면 '올인원 업무관리법 템플릿' 링크를 클릭하세요.

● 페이지 우측 상단에 표시된 [복제] 를 클릭하여 본인의 노션 워크스페이스에 템플릿을 복사하시면 됩니다.

👀 바쁘다면 이거라도!

● 단기·중기·장기 목표를 설정하는 법: 방향성을 잃지 않기 위한 목표 설정

장기 목표를 세우는 동안 팀의 방향성을 곱씹어 보며 공감할 수 있음. 또한 내 일에서 가치를 발견할 수 있음.

어떤 목표를 세우고 달성할지 정해 두면 회고할 때 판단의 지표로 활용할 수 있음.

● 내가 하는 일을 시각화하는 법: 진행 상황을 칸반과 타임라인으로 시각화

스스로 정해둔 기준에 따라 업무를 구분하고 일정과 상태값을 설정하기

태그로 중요도와 긴급도를 설정해서 업무 우선순위 세우기

타임라인 기능을 활용해 병목이 발생하는 구간을 잡아내기

● 백로그를 체계적으로 정리하는 법: 언젠가 진행해야 할 일과 임팩트를 정리

백로그를 단순히 리스트업해두는 것을 넘어 임팩트와 리스크를 함께 정리하기

©모든 저작권은 해당 콘텐츠 제공자 또는 해당 콘텐츠 제공자와 퍼블리가 공동으로 보유하고 있으며, 콘텐츠의 편집 및 전송권은 퍼블리가 가지고 있습니다.