회의록 작성 예시로 보는 10분 컷 회의록 작성법

직장인의 기본, 회의록 작성법 A to Z

💡 10분 안에 이런 걸 알려드려요!

● 바로바로 끝내는 실전 회의록 작성법과 작성 예시

● 어느 회의록 양식이든 들어가는 회의록 5대 필수 요소와 작성법

● 실제 회의 상황으로 연습해 보는 회의록 작성 실전 예시(오답 VS 정답)

저자 : 8년 차 홍보 PM 르넷

코로나19가 처음 한반도를 덮쳤을 때, 단 하나 반가운 소식은 대면 미팅의 제한이었습니다. 고객사 주간 회의, 내부 주간 회의, 미디어 미팅, 외주사 미팅 등… 쏟아지는 회의 때문에 '나는 누구, 여기는 어디?'의 상태에서 허덕이던 저 같은 프로젝트 매니저에게 거리 두기는 휴식의 신호탄이었습니다.

하지만, 늘 그랬듯 우리는 답을 찾고야 말았죠. 그것도 너무나 빠르고 효율적인 '비대면 회의'라는 솔루션을. 줌(Zoom), 팀즈(Teams), 구글 미트(Google Meets) 등 고객사별로 다채롭게 사용하는 회의 플랫폼에 적응해가며 비대면 회의가 일상이 되어 가던 즈음, 다시금 봉착한 문제가 있었습니다. 바로 비대면 회의의 대범람.

이렇게 쏟아지는 회의 속에, 회의록 작성 업무를 두고 주니어와 시니어는 더 자주 갈등을 겪게 됐습니다. 보통 이런 흐름인데요.

한번쯤 경험해보지 않으셨나요? 회의록을 주지 못하는 신입, 회의록을 다시 쓰는 사수. 각자에게는 각자의 불만이 있습니다.

● 신입의 원망: '아니, 회의를 하루에 1시간씩 3번 하면, 회의록을 언제 쓰라는 거?'

● 사수의 원망: '다른 건 몰라도 회의록만이라도 '알잘딱깔센' 하면 좋겠건만.'

회의를 1시간 동안 하고 1시간 넘게 회의록을 쓰는 것이 과연 효율적인 업무 방식일까요? 신입과 사수가 서로 원망하는 불편한 감정을 덜고 작성에 드는 리소스를 아끼기 위해 이 아티클을 준비했습니다.

누락과 TMI 사이의 줄다리기에서 균형을 잡는 회의록 작성법으로 모두가 성장과 직결되는 본 업무에 집중하고 칼퇴에 한 걸음 더 다가가기를 기원합니다.

첫 번째, 아젠다와 회의록의 5대 필수 요소 챙기기

보통 회의 시작 전에 아젠다를 공유합니다. 회의 때 무엇을 논의할지를 사전에 알리는 것인데요. 이 아젠다를 기반으로 회의가 진행되는 만큼 '잘 쓴 아젠다가 회의록의 8할'이 됩니다. 이쯤 되면 궁금한 부분은 바로 '회의 아젠다는 어떻게 쓰는 것인가'일 텐데요. 심지어 신입은 회의를 주재하는 입장이 아닌 경우가 많은데 말입니다.

회의 아젠다로는 크게 '이야깃거리'를 적으면 됩니다. 보통 회의 때 무슨 이야기를 할까요? 대개는 업무의 진행 상황과 방향에 대한 이야기일 겁니다. 완료된 업무, 진행 중인 업무, 진행할 업무를 기한과 함께 정리하면 되죠. 즉, 실제로 진행되는 업무를 파악하는 것이 최우선입니다.

아직 신입이라 업무에 투입된 지 얼마 되지 않아서 내용을 제대로 파악하기 어렵다면, 위 양식을 토대로 본인이 작성할 수 있는 영역을 먼저 작성한 후 사수에게 전달해주면 됩니다. 본인이 파악한 아젠다는 이 정도인데, 추가 보완 의견 주시면 반영해 공유해 드리겠다는 식으로 말이죠. 그럼, 사수는 속으로 생각할 겁니다.

'이번 신입, 느낌이 좋은데?'

회의록의 5대 필수 요소

정기 월간회의, 킥오프 회의, 랩업 회의 등 이름도 다양하죠. 회의마다 목적과 필요한 양식이 다르겠지만, 동일하게 꼭 체크해야 할 부분은 다섯 가지 부분이 있습니다.

✅ 회의록의 5대 필수 요소

● Joiner: 참석자

● TPO: 회의 시각, 장소, 목적

● Done: 결과 또는 피드백

● WILL DO: 누가 언제까지 무엇을

● TBD: 논의가 완료되지 않은 아젠다

1.Joiner + TPO

● 두 요소는 회의 개요에 해당하는 내용으로 회의 시작과 동시에 채울 수 있습니다.

2.Done

● 회의 진행 중 공유되는 결과를 기재합니다.

● 주요 성과, 의미, 업무 일자 중심으로 적습니다.

3.Will Do

● 진행 중인 업무로, 완료 기한이 언급된 업무를 기재합니다.

● 해당 업무의 목표 또는 목적을 함께 기재하면 좋습니다.

4.TBD

● '이건 추가 논의가 필요합니다' '미정인데요' 등의 언급이 있는 업무를 별도 항목으로 적습니다.

● 회의 참석자 외에 의사결정자 또는 논의 대상자가 언급되었다면 함께 기재하는 게 좋습니다.

이 회의록의 필수 요소는 참고할 수 있는 사전 아젠다가 없을 때 더 유용한데요. 딱 다섯 개만 기억하고 이 분류를 채워 넣는다고 생각하면 회의 시간 동안 길을 잃지 않고 회의록을 작성할 수 있습니다. 그럼, 이 필수 요소를 기억하고 본격적인 회의록 작성으로 넘어가겠습니다.

두 번째, 회의 중에 회의록 초벌 작성하기

이제 드디어 회의 시간입니다. 탄탄한 회의자료 그리고 아젠다까지 완벽하게 준비한 만큼 만반의 준비를 마친 셈이죠. 이쯤 되면 회의를 따라가는 데는 큰 문제가 없을 겁니다.

하지만, 참석자들은 우리의 칼퇴를 쉽게 허락하지 않습니다. 만약 녹음 등을 믿고 회의 시간에 회의에만 집중한다면, 하루에도 몇 개의 회의에 들어가는 요즘, 야근은 불 보듯 뻔합니다.

즉, 회의를 하는 동안에 회의록 초벌을 작성해야 합니다. 생각 외로 회의 중에 회의록을 쓰면 회의 몰입도가 더 올라갑니다. 회의 내용을 구조화해서 이해할 수 있는 유의미한 업무 습관인 것이죠.

아젠다를 중심으로 결정, 미정을 표시

이제 실전입니다. 우선 내 손에 들고 있는 아젠다의 향방부터 정리해 봅시다. 본인이 작성한 아젠다 다른 이로부터 공유받은 아젠다로 회의에 참석했다면, 아젠다를 기준으로 결정된 사항과 결정되지 않은 사항을 기재하면 됩니다.

아래와 같이 아젠다를 기준으로 '회의 중 회의록'을 씁니다. 제 경우에는 결정된 사항은 파란색, 추가 논의가 필요한 TBD 사안은 빨간색으로 표시합니다.

하지만, 분명 긴가민가하는 부분이 발생할 겁니다. 멀쩡히 아젠다를 기반으로 회의록을 작성했음에도 불구하고 몇몇 사안의 처리 결과가 잘 기억이 나지 않아 놓치는 상황. 이럴 때는 녹취의 도움을 받으면 좋습니다.*

*팩트체크 및 내부 참고를 위해 진행하는 녹음은 불법이 아닙니다. 상호 협의가 없는 녹취 '유통'은 불법이 될 수 있으나, 본인의 목소리가 함께 녹음된 파일은 법에 저촉되지 않습니다. 하지만, 지난 8월 국회에서 상대의 동의없이 이루어진 녹취에 대해 처벌을 발의한 만큼, '녹취'는 회의록 작성을 위한 '참고용'으로 이용하는 것을 거듭 당부 드립니다.

다만, 여기서 한 가지 짚고 넘어갈 포인트가 있습니다. 녹취록은 회의록이 아니라는 겁니다. 간혹 다음과 같은 스크립트 형식의 회의록을 작성하는 경우가 있습니다.

이런 녹취록은 음성을 텍스트로 바꿔주는 서비스(ex. 클로바)도 쓸 수 있습니다. 우리는 행간을 파악하고 문맥의 우선순위를 체크하는 회의록을 만들어야 합니다.

초벌을 5대 요소에 맞게 정리

회의가 끝나면 회의 시간 중에 작성한 초벌 회의록을 활용해 파란색으로 표시해둔 내용을 'Done(결과 또는 피드백)' 또는 'Will do(누가 언제까지 무엇을)'로 구분해 정리합니다. 추가 논의가 필요해 빨간색으로 표시했던 내용은 'TBD(추가 논의 필요)' 항목에 각각 기재합니다. 그러면 위의 초벌을 10분 안에 아래와 같은 회의록으로 정리할 수 있습니다.

그럼, 실제 회의 상황을 보면서 위의 스킬을 어떻게 활용하는지 살펴볼까요? 회의 상황에서 잘 쓰인 회의록과 그렇지 않은 회의록을 비교해보겠습니다. 여러분도 일종의 실전 테스트라 생각하고 머릿속에 회의록을 그려보면 좋겠어요. 제가 쓰는 회의록이 정답은 아니겠지만, 적어도 '기본은 갖춘' 양식일 거거든요.

실전 대비 오답·해답 노트

📍 상황) 권 사원은 정 대리와 다음 주 오픈 예정인 팝업스토어 관련 회의에 참석하게 되었다. 구체적인 아젠다는 공유받지 못했지만, 관련 메일에 아젠다는 간단하게 1줄 정도 기재 되어 있다.

● 아젠다 : 팝업스토어 론칭 관련 업무 점검 회의

해당 업무의 주관 부서는 IMC팀인데, 홍보팀인 권 사원과 정 대리를 회의 1시간 전 급작스럽게 호출한 상황! 홍보팀 대표로 참석하는 만큼 해당 회의 참석 후 회의 내용을 공유해달라는 유 부장님의 호출까지 있는지라 권 사원의 어깨는 무거워지는데…

사전 아젠다 공유 없이 참석하는 회의는 보통 '본인 주관'이 아니거나 '갑작스러운 참석'인 경우가 많습니다. 그래서 회의 내용을 따라가기도 어렵고, 비효율적으로 회의록을 작성하게 되는 때가 더 많습니다. 회의 녹취록으로 회의 내용을 우선 엿볼까요?

👨‍💼IMC팀 김 과장: 갑작스러운 회의 요청에 응해주셔서 감사합니다. 오늘 회의를 요청한 건, 다름이 아니고 일주일 앞으로 다가온 성수동 팝업스토어 론칭 관련 홍보 현황을 파악고자 함입니다. 팝업스토어 기획 초기에 말씀 나눴던 사전 홍보 현황을 공유 부탁드립니다.

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 네, 일주일 동안 진행 예정인 또는 진행 중인 업무를 기준으로 말씀드리겠습니다. 크게 언론과 디지털로 나눠서 설명해 드릴 수 있습니다.

언론은 팝업스토어 오픈 3일 전, 사전 기자간담회를 개최할 예정이고 관련 미디어 초청이 진행되고 있습니다. 초청과 동시에 팝업스토어 공간을 기획한 PM 인터뷰도 함께 어레인지할 예정입니다. 해당 PM의 인터뷰 제안서 작성이 필요하니, 프로필 요청 드립니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 현재까지 몇 개 매체가 초청됐나요? 참석자 명단은 언제 받아볼 수 있을까요?

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 금일 초청장을 배포한 상태라 아직 14개 매체만 어레인지되었습니다. 참석자 명단은 간담회 전날, 그러니까 오픈 4일 전에 확인하실 수 있습니다. 다만, 실제 참석 인원과 참석 명단 내 리스트는 동일하지 않을 수 있습니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 네, 그럼 말씀 주신 일정을 리스트로 공유 주시고 미디어 초청은 매거진 그리고 디지털 매거진까지 신경 써서 부탁드립니다. 시각적인 부분을 강조해 구성한 공간이니 현장에서 바로 SNS 리포팅이 가능한 매체도 참석하면 좋겠습니다.

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 네, 알겠습니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 그리고 인터뷰는 홀딩해주세요. 팝업스토어 방문객 성과가 있을 때 진행하는 게 좋겠습니다.

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 네, 그래도 여전히 프로필은 필요합니다. 요청서는 준비해 놓아야 하니까요.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 네, 이 부분은 저도 부장님과 논의한 후, 저희 팀 노 대리를 통해 내일 오전까지 회신 드리겠습니다.

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 네, 그럼 디지털 진행 상황 공유 드립니다. 우선 팝업스토어 전문 IG 채널에 PAID 콘텐츠 부킹해놓은 상태입니다. 팝업스토어 방문 신청 받는 D-1일 전날인 이틀 전에 온에어 예정입니다. 해서, 해당 채널 취재진 사전방문 팔로업이 필요합니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 아직 공사가 마무리 단계라… 사전 취재 오셔서 촬영하실 게 있을지 모르겠습니다. 공사를 완료한 후, 사내 포토그래퍼가 찍은 사진을 전달해 드리는 식은 어려운가요?

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 일반적으로는 쉽지 않습니다. 이 부분 매체와 논의한 후, 업데이트 드리겠습니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 네, 부탁드립니다. 더불어, 디지털 쪽 사전 홍보가 조금 더 필요해 보입니다. 제가 홍보는 잘 모르지만, 인플루언서나 셀럽 섭외 등의 방향으로 오픈 초기 단계의 이슈를 확보할 추가 프로그램이 있었으면 좋겠습니다. 이 부분 저희 쪽 미집행 예산 3000만 원 내에서 가능한 부분 있을지 검토 부탁드립니다.

👩🏻‍💼홍보팀 정 대리: 네, 확인해보겠습니다.

👨‍💼IMC팀 김 과장: 도움 주셔서 감사합니다. 회의록은 오늘 회의 참석하신 권 사원께 부탁드릴 수 있을까요?

🐥홍보팀 권 사원: 네, 물론입니다.

중요한 프로젝트의 오픈을 앞둔 두 팀의 긴장감이 가득 느껴지는 회의인데요. 여러분이 권 사원이라면, 회의록을 어떻게 쓰시겠어요? 녹취록을 토대로 잘못 쓴 회의록과 잘 쓴 회의록을 비교해보겠습니다.

🚫 오답: 궁금한 것이 많아지는 회의록

얼핏 보기에는 간결하고 할 일 중심으로 잘 구성된 회의록 같습니다. 회의 참석자들이 앞으로 진행해야 한다고 논의한 내용이 다 들어가 있으니까요.

하지만, 이 회의록은 불친절합니다. 궁금한 내용이 너무 많아지기 때문이죠. 제가 이 회의록을 받은 유 부장이라면, 밑줄 친 부분이 궁금하거나 이해가 안 될 것 같습니다.

1.추가 초청: 어떤 매체를? 얼마나?

2.IMC팀 내부 논의: 무슨 논의를?

3.취재 방식 변경: 어떻게?

4.추가 홍보 가능 방향: 어떤 방향?

회의록은 간결하다고 마냥 좋은 것이 아닙니다. To Do만 기재한다고 좋은 것도 아니죠. 회의에 참석하지 않은 제 3자도 회의 내용과 업무 방향을 파악할 수 있게 하는 것이 중요하죠.

⭕ 정답: 필수 요소 5가지가 들어간 회의록

앞서 말씀드렸듯이, 회의는 업무에 대한 의사결정과 진행방향을 논의하는 시간입니다. 그러므로 회의에서 말한 순서대로, 또는 발언별로 쓰기보다는 위의 회의록처럼 '주체'에 기반해서 '할 일'을 적는 게 최선입니다. 회의록은 미참석자가 업무의 방향을 체크하는 데도 쓰이기 때문입니다.

즉, 작성자와 회의 참석자의 기준이 아니라 이 문서 수신인의 입장에서 쉽게 파악할 수 있도록 작성합니다. (비단, 이건 회의록뿐만이 아닌 모든 문서의 기본 대원칙이기도 합니다.)

사실, 회의록은 신입뿐만 아니라 시니어에게도 쉽지 않은 작업입니다. 텍스트로는 톤 앤 매너와 아젠다 사이사이의 컨텍스트를 전달하기가 쉽지 않기 때문이죠. 그래도, 반드시 담겨야 하는 내용을 파악해 회의록을 구성한다면 적어도 사수의 시간을 비효율적으로 뺏지는 않을 것입니다. 신입 또한 칼퇴하는 워크 라이프에 한 걸음 다가갈 수 있을 것이라 믿습니다.

회의록의 4 Don’ts

앞으로도 우리는 수많은 회의를 해야 할 거예요. 아티클이 발행될 때쯤에는 아마 회의 시즌일 겁니다. 3분기 KPI 달성 현황, 4분기 업무 방향 그리고 내년 플랜을 위한 회의까지 헤아릴 수 없는 회의가 기다리고 있을 테니까요.

쏟아지는 회의 속에서 여러분의 멘탈이 떠내려가지 않는 데 이 글이 조금이나마 도움이 되길 기대합니다. 그런 의미에서 회의록 작성 시 유념할 내용, 특히 삼갈 내용을 Don't로 간략히 정리해 드립니다.

✅ 회의록 작성, 4 Don't

● 회의록은 녹취록이 아닙니다.

● 회의록은 하루를 넘기지 않습니다.

● 회의록은 기획안도 기록안도 아닙니다.

● 대명사는 지양합니다. 구체적으로 각각 주체가 할 일을 명시합니다.

👀 바쁘다면 이거라도!

● 회의록의 5대 필수 요소: 회의를 하는 동안에 회의록 초벌을 작성하고 회의가 끝나면 완료된 업무, 진행 중인 업무, 진행할 업무를 기한과 함께 정리.

● Joiner: 참석자

● TPO: 회의 시각, 장소, 목적

● Done: 결과 또는 피드백

● WILL DO: 누가 언제까지 무엇을

● TBD: 논의가 완료되지 않은 아젠다

● 잘 쓴 아젠다는 회의록의 8할. 아젠다를 기준으로 결정된 사항과 결정되지 않은 사항을 기재.

● 작성자와 회의 참석자의 기준이 아니라 이 문서 수신인의 입장에서 쉽게 파악할 수 있도록 '주체'에 기반해서 '할 일'을 적기.

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